【第3回】Word × Copilot——書く時間を半分にする方法

更新日:2026年04月21日

公開日:2026年04月17日

貝出康

代表取締役

貝出康

「WordってCopilotで何ができるの？」——そんな疑問、ものすごくよく聞くんですよ。特に中小企業の経営者や総務・営業担当の方から。報告書、提案書、マニュアル、議事録。Wordを使う場面は日常業務にあふれていますよね。でも「AI使ってみたい」と思っても、具体的に何をどう使えばいいか、イメージが湧かない方が多い。今回はそこを徹底的に解説します。具体的なプロンプト例も20個以上用意しました。ぜひ明日から試してみてください。

このページの目次

Toggle

そもそも「Wordでのドキュメント作成」って何が大変なんでしょう

まず、Wordで文書を作るときの”大変ポイント”を整理しておきましょう。これを知っておくことで、Copilotのどの機能が自分に刺さるかがわかります。

1. 白紙恐怖症（Blank Page Syndrome）
何も書いていないWordファイルを開いたとき、どこから手をつければいいかわからない。これ、めちゃくちゃあるあるなんですよ。特に「初めてのジャンル」の文書とか、「上司に提出する重要な報告書」とか、「取引先への正式な提案書」とか。書き出しの1行が出てくるまでに30分使ってしまう、なんて経験ありませんか。

2. 構成を考えるのが難しい
何を書くかは頭にあっても、どんな順番で、どんな見出しで、どんな流れで書けばいいか——構成を考えるだけで30分かかることもある。特にプレゼン資料や提案書など、「読み手を説得する文書」は構成が命なんですよ。でもこれが一番難しい。

3. 文体の統一が難しい
長い文書を書いていると、前半と後半で文体がバラバラになりがちです。あとで読み返すと「なんかちぐはぐだな」ってなる。特に複数人で書いた文書や、日をまたいで書いた文書はこの問題が顕著です。

4. 要約が面倒
長い資料を読んで、それを短くまとめて別のドキュメントにする作業——これが時間を食うんです。「30ページの調査レポートを5枚の提案書にまとめる」みたいなタスクは、普通にやると半日仕事になることもある。

5. レビュー対応が煩雑
上司や同僚からのフィードバックを受けて、どこをどう直したかを追跡するのが大変。変更履歴（Track Changes）を使ってはいるけど、コメントへの対応漏れが発生したり、「どのバージョンが最新か」がわからなくなったりする。

6. 翻訳が必要な場面で困る
英語のメールや提案書を書かないといけない、でも英語が得意じゃない——地方中小企業ではよくある悩みです。Google翻訳を使っても、ビジネス文書として自然な英語になっているか不安、という声をよく聞きます。

これらすべてに対して、Word × Copilotが明確な答えを持っています。順番に見ていきましょう。

機能その1：Draft（下書き生成）——白紙恐怖症とはもうサヨナラ

Copilot in Wordの最もわかりやすい機能が「下書き生成（Draft with Copilot）」です。

新規Wordファイルを開くと、画面の中央に「Copilotを使って下書きを作成」というプロンプト入力欄が表示されます（2026年時点では、Microsoft 365 Business以上のライセンスが必要です）。ここに文書の概要を書くだけで、Copilotが本文を丸ごと生成してくれます。

プロンプトを入力してEnterを押すと、数秒〜数十秒で文書の骨格が出来上がります。もちろん一発で完成品が出るわけではありませんが、「白紙から始める」という最も辛いフェーズをスキップできるんですよ。ここが大きい。

実際に使えるプロンプト例（そのままコピペOK）

提案書を作りたいとき：

徳島県の中小製造業（従業員50名、売上10億円規模）向けに、
生産管理システムの導入提案書を作成してください。
構成：背景と課題 / 提案する解決策 / 導入後のメリット（具体的な数値目標含む）
/ 概算コストと回収期間 / 導入スケジュール（6ヶ月）。
文体は丁寧で、経営層にも伝わるようにしてください。全体で10ページ程度。

業務マニュアルを作りたいとき：

新入社員向けの「Slackの使い方マニュアル」を作成してください。
対象：ITに不慣れな社員（主に40〜50代）
内容：アカウント作成手順 / 基本操作（メッセージ送受信・リプライ）
/ チャンネルの使い方と命名ルール / NGな使い方・マナー / よくある質問
箇条書きと番号付きリストを使い、スクリーンショットの挿入位置に
[ここにスクリーンショット挿入] のコメントを入れてください。

営業報告書を作りたいとき：

2026年第1四半期の営業活動報告書を作成してください。
データ：
- 訪問件数：47件（目標40件、達成率117%）
- 新規受注：3件（合計850万円、目標1,000万円）
- 継続案件：8件（合計3,200万円）
- パイプライン：12件（合計2,400万円）
- 主な課題：競合他社との価格競争が激化、特に〇〇社が10%値下げ
構成：エグゼクティブサマリー / 実績詳細 / 課題と対策 / 翌四半期の方針。
経営層向けに、数値を前面に出した簡潔な文体でお願いします。

議事録を整形したいとき：

以下の会議メモを正式な議事録フォーマットに整えてください。
[ここにメモを貼り付け]
フォーマット：日時・場所・参加者 / 議題 / 討議内容（発言者名付き）
/ 決定事項 / 次回アクションと担当者・期限。
体言止めは使わず、文末は「〜した。」「〜する予定である。」で統一してください。

ポイントは「何を書くか」だけでなく「誰向けに・どんな構成で・どんな文体で・何ページくらいで」も一緒に伝えること。情報量が増えるほどアウトプットの質が上がるんですよ。最初は長いプロンプトを書くのが面倒に感じるかもしれませんが、慣れると自然にできるようになります。

機能その2：Summarize（要約）——長い文書を一瞬で把握

「この20ページの資料、急いで把握しないといけないんだけど……」というシーンってありますよね。会議の1時間前に送られてきた大量の資料、読めないですよね正直。

Copilot in Wordでは、文書を開いた状態でCopilotパネルに「この文書を要約して」と頼むと、数秒でキーポイントをまとめてくれます。2026年のアップデートでは、単純な要約だけでなく「アクションアイテム」「重要な数字」「リスクとなりうる箇所」を個別に抽出できる機能が追加されています。

実際に使えるプロンプト例

会議前の事前把握：

この文書の重要なポイントを5つの箇条書きで要約してください。
また、会議で議論が必要と思われる論点を3つ挙げてください。

経営者向けのサマリー作成：

この調査レポートをもとに、経営者向けのエグゼクティブサマリーを
400字以内で作成してください。意思決定に必要な数値と結論を優先してください。

リスク抽出：

この契約書の中で、自社にとってリスクとなりうる条項を
すべて箇条書きで抽出してください。各項目に「リスクの内容」と
「対処方法の提案」を添えてください。

複数資料の比較：

この3社の見積書を比較して、価格・納期・保証内容・サポート体制を
一覧表にまとめてください。各項目で最も優れている業者を強調してください。

Summarize機能の賢いところは、「Copilotパネル」から質問形式でも使えることなんですよ。「この文書で一番リスクが高い箇所はどこですか？」「この提案の最大の弱点は何ですか？」みたいな問いかけにも答えてくれます。まるで経験豊富なビジネスアシスタントが隣にいる感覚です。

機能その3：Rewrite（書き換え）——文章の質を一段階上げる

書いた文章を選択して「Copilotで書き換え」を選ぶと、別の表現の選択肢を複数提示してくれます。2026年のアップデートでは「リバンプ・リファイン（Revamp and Refine）」という機能が追加され、選択したテキストを好みの方向性で改善することがより直感的になっています。

「自分が書いた文章をそのままCopilotに渡して改善してもらう」という使い方、これが実は一番効率がいいんですよ。下書きを自分で書いて、磨き上げをCopilotに任せる——この分業が最強です。

実際に使えるプロンプト例

フォーマルにしたいとき：

この段落をビジネス文書として適切な、より丁寧でフォーマルな表現に
書き換えてください。体言止めを避け、「〜です。」「〜ます。」で統一してください。

わかりやすくしたいとき：

この説明を、IT知識がない50代の中小企業経営者にも理解できるよう、
平易な言葉で書き直してください。専門用語には括弧内に簡単な説明を加えてください。
一文は60字以内を目安にしてください。

コンパクトにしたいとき：

この文章を意味を変えずに半分以下の文字数に縮めてください。
冗長な表現と重複している内容を削除し、核心だけを残してください。

説得力を上げたいとき（提案書・営業文書）：

この製品説明文を、顧客の課題解決にフォーカスした説得力のある文章に
書き換えてください。「機能の説明」ではなく「顧客がどう変わるか（ベネフィット）」を
前面に出した表現にしてください。具体的な数値や事例があれば積極的に使ってください。

メールに変換したいとき：

このメモ書きをもとに、取引先への正式なお礼メールを作成してください。
件名も提案してください。文体：丁寧語（です・ます体）。
長さ：本文300字以内。

機能その4：Translate（翻訳）——外国語対応も怖くない

テキストを選択してCopilotパネルで翻訳を指示するか、プロンプトで「英語に翻訳して」と頼むだけで変換が完了します。対応言語は100以上。精度も以前と比べて大幅に向上しています。

翻訳機能が特に役立つのはこういう場面なんですよ：

外国人取引先に送る英文メールの下書き作成（英語が苦手でも安心）
海外の仕様書や技術文書の内容把握（完全精訳でなくても概要がわかれば十分）
多言語対応の製品カタログ・説明書作成
外国人スタッフ向けの社内マニュアルを英語・中国語で作成
海外展示会向けのプレゼン資料を英語化

実際に使えるプロンプト例

この段落を、ビジネスメールとして自然なフォーマルな英語に翻訳してください。
アメリカのビジネス慣行に合わせた表現を使い、硬くなりすぎないように調整してください。

この英文仕様書の第3章を日本語に翻訳してください。
技術用語は原語をカタカナ表記で残し、括弧内に日本語説明を追加してください。
翻訳の中で意訳した部分があれば、※印で注記してください。

この日本語マニュアルを、外国人スタッフ向けの英語版に変換してください。
手順を示す番号付きリストの構造は維持してください。
英語圏の読者に伝わるよう、日本特有の表現は文化的に適切な形に置き換えてください。

ただし注意点があります。法律文書、医療文書、金融契約書など、ニュアンスが非常に重要な文書については、Copilotの翻訳を「下訳」として使い、専門家のレビューを経ることを強くおすすめします。

機能その5：Track Changes統合——2026年最大のアップデート

2026年のWord × Copilot最大のニュースは、Track Changes（変更履歴）との完全統合です。

これまでCopilotがWordで編集を行うと、変更が「直接反映」されていたため、「Copilotが何を変えたのか追いにくい」という声が絶えませんでした。特に法務・経理・コンプライアンスが重要な業種では、AI編集のトレーサビリティが絶対条件なんですよ。「AIが変えました」では通らない。

2026年のアップデートで、CopilotがTrack Changesモードを認識・尊重するようになりました。

Track Changesがオンの状態でCopilotが編集を行うと、その変更が「赤線」として記録される
どの部分をCopilotが変更したか、人間が加えた変更と明確に区別できる
変更を受け入れるか拒否するかを人間が判断できる（AIのオートメーションに対する適切な人間コントロール）
監査証跡（コンプライアンスログ）として機能する

さらに「Word-Level Track Changes」という機能も追加されています。従来のTrack Changesは段落・文単位での変更記録が主でしたが、新機能では単語レベルの変更追跡が可能になっています。大幅な書き換えではなく、ピンポイントでの修正が多い法律文書・技術文書に特に有効です。

Track Changes × Copilotの実用プロンプト例

この業務委託契約書をレビューして、甲側（依頼者側）にとって不利益な可能性がある
条項をすべてコメントとして追加してください。
修正案がある場合は、Track Changesで提案してください。
特に「免責事項」「損害賠償」「知的財産権」「解除条項」に注目してください。

[レビュアー名]からのフィードバックコメントに基づいて、第2章の内容を修正してください。
各修正箇所はTrack Changesで記録し、変更の理由を簡潔にコメントとして残してください。
元の文意を大幅に変えないよう注意してください。

この機能は、法律事務所・金融機関・医療機関・監査法人・上場企業のコンプライアンス部門など、「変更の根拠と責任の所在が明確であることが求められる業種」に特に大きな価値をもたらします。

Word × Copilotで実際どれくらい時間が変わるの？

「理論はわかった。でも実際どれくらい時間が短縮されるの？」という声が必ず出るんですよ。正直に言うと、人によって・文書の種類によって・習熟度によって大きく異なります。ただ、Microsoft社の調査データとカンマンのお客様の実体験をもとにすると、こんな目安になります。

作業内容	従来の所要時間	Copilot活用後	削減率
5,000字の提案書作成（構成から）	3〜4時間	1〜1.5時間	約60%減
30ページの資料要約	1〜2時間	10〜15分	約85%減
文書レビュー対応（コメント処理）	1〜2時間	30〜45分	約60%減
英文メール作成（英語が苦手な場合）	30〜60分	5〜10分	約85%減
会議議事録の整形	30〜60分	5〜15分	約80%減
翻訳（日本語→英語）5,000字	2〜3時間	15〜30分	約85%減

特に効果が顕著なのは「要約」と「翻訳」です。これらはCopilotが最も得意とする領域なんですよ。提案書や報告書の「ゼロイチ」は、Copilotのアウトプットを叩き台として自分の知識・経験を加えて仕上げる形になるため、削減率が少し低めになります。

徳島のカンマンがサポートする中小製造業のお客様では、3名の営業チームが以前の5名分の提案書作成量を実現しました。絶対的な人数が少ない地方中小企業にとって、これは非常に大きな意味を持ちます。

Word × Copilotを使いこなすための5つのコツ

コツ1：「詳しく頼む」を習慣にする

「提案書を作って」よりも「徳島県の30名規模の製造業向けに、ITコスト削減をテーマにした提案書を、経営者が10分で読めるボリュームで、です・ます体で作って」のほうが圧倒的にいいアウトプットが出ます。「誰に・何のために・どのくらいの分量・どんな文体で・何に注意して」を意識してみてください。

コツ2：一発完成を目指さない

Copilotのアウトプットを「60〜70点の素材」だと思ってください。そこから自分の知識・経験・判断を加えて「100点の文書」に仕上げる——これが正しい使い方です。内容を確認せずにそのまま提出するのはNGです。特に数値や固有名詞は必ず確認してください。

コツ3：プロンプトをストックする

業務でよく使うプロンプトをWordやNotionにメモしておきましょう。「自社専用のCopilotプロンプト集」を作るイメージです。良いプロンプトは会社の「知的資産」になります。新入社員がこのプロンプト集を使えば、即戦力として活躍できるようになります。

コツ4：フォーマットを指定する

「箇条書きで」「表形式で」「番号付きリストで」「2段組で」など、アウトプットの形式を具体的に指定すると、そのまま使えるアウトプットが出やすくなります。「わかりやすく整理して」という曖昧な指示より、「項目・詳細・メリット・デメリットの4列の表にして」のほうが確実です。

コツ5：他ファイルを参照させる

「[既存ファイル名]を参照して同じフォーマットで作って」という使い方が2026年にさらに使いやすくなりました。社内の既存文書スタイルを踏襲した文書が自動生成できます。

地方中小企業こそWord × Copilotを使うべき理由

カンマンは徳島を拠点に、地方の中小企業のAI活用を支援しています。正直に言うと、地方中小企業ほどCopilotの恩恵を受けやすいと感じているんですよ。理由は明確です。

理由1：少ない人数で多くの業務をこなしている
大企業と違って、地方中小企業は1人が複数の業務を担当していることが多い。「営業もやりながら提案書も書く」「経理をやりながらマニュアルも作る」。文書作成に割く時間を削減できると、その分だけ本業（営業・製造・サービス提供）に集中できます。

理由2：専門のライターや文書担当者がいない
大企業なら広報部・マーケティング部・法務部がいますが、中小企業にはいないことが多い。コピーライターを外注する予算もない。CopilotがそのギャップをAIの力で埋めてくれます。提案書・ウェブ用文章・プレスリリース・マニュアル——すべてを少人数でこなせるようになります。

理由3：人材不足の根本的な解決策になる
徳島をはじめ地方では、優秀な人材の採用が都市部より難しいのが現実です。Copilotを使いこなすことで、1人の従業員が生み出せる文書の量と質が大幅に上がります。「人が足りない」という問題の一部を、AIで補完できるようになります。

理由4：DX推進の入り口として最適
「DXと言われてもよくわからない」という経営者の方も多いですよね。Word × CopilotはすでにWordを使っていれば追加のシステム導入が不要で、明日からでも試せます。DXの第一歩として、最も入りやすいツールの一つです。

よくある質問（Q&A）

Q：Copilotが書いた文章は著作権的に問題ありませんか？
A：2026年時点では、Copilotが生成したコンテンツの著作権は利用者側（ユーザー）に帰属するとMicrosoftは説明しています。ただし法的解釈は国・地域・用途によって異なるため、重要な文書については法務担当者への確認を推奨します。

Q：社内の機密情報をCopilotに入力しても大丈夫ですか？
A：Microsoft 365 Copilotは企業向けサービスとして、入力データをAIのトレーニングに使わないことをMicrosoftが保証しています。ただし自社のセキュリティポリシーや情報管理規定との整合を確認してから使用することをおすすめします。

Q：どのプランで使えますか？
A：Microsoft 365 Copilotのアドオンライセンス（2026年時点で1ユーザーあたり月額約4,497円）が必要です。Microsoft 365 Business Premium・E3・E5などのベースライセンスへのアドオン形式です。

Q：日本語の生成品質はどうですか？
A：2026年時点で、ビジネス文書として十分に使えるレベルの日本語を生成してくれます。ただし、業界固有の専門用語や地域特有の表現については、人間が確認・修正することをおすすめします。

Q：スマホやタブレットでも使えますか？
A：Word for iOS/Androidでも一部のCopilot機能を利用できます。ただし全機能を使うにはデスクトップ版（Windows/Mac）が推奨です。

次回予告：Excel × Copilot

次回（第4回）はExcel × Copilotをテーマにお届けします。

「Excelが苦手で、ピボットテーブルとか関数とか全然わからない」——そういう方こそ、Copilotで劇的に変わります。データ分析・グラフ提案・数式作成・異常値の検出——全部Copilotが手伝ってくれます。お楽しみに。

カンマンのMicrosoft 365 Copilot研修・導入支援

Microsoft 365 Copilotの導入や活用でお困りではありませんか？

株式会社カンマンでは、地方中小企業向けのCopilot研修・導入支援を行っています。お気軽にお問い合わせください。

【シリーズ全10回】M365 Copilot 活用ガイド

中小企業が Microsoft 365 Copilot を導入・活用するための全ステップを、実例と具体プロンプトで解説しているシリーズです。気になる回からどうぞ。

AIの無料セミナー優先参加特典や最新情報が受け取れます

【無料】AIメルマガを受け取る

この記事をシェアする

貝出康

代表取締役

貝出康

1963年徳島市生まれ。 1999年に楽天の三木谷社長の講演を聴き、インターネット時代の到来を悟る。翌年、ホームページ制作会社カンマン設立に参画し、これまでのキャリアで培った営業や人事のスキルを活かしての顧客開拓や社内・労務管理を実践。2019 年〜代表取締役。