社内の無駄を減らすNotebookLM活用術

• Notebook LM

会社内の無駄を減らしたいなら、最初に狙うべきは「社内問い合わせ」です。

理由は単純で、問い合わせ対応は“見えない割り込み作業”として全社の時間を溶かし、状況確認のためのミーティングまで誘発するからです。

NotebookLMを活用すると、あなたが投入した資料（ソース）を根拠に、要点整理やQ&A作成の下書きを作れます。特に「規程・申請フロー・マニュアル・過去の問い合わせログ」みたいに、社内に散らばっている情報を“FAQとして使える形”に再編集する用途と相性が非常に良いです。

この記事では、「社内問い合わせ削減」をテーマに、会議のムダを減らすNotebookLMの活用術をご紹介します。

1.社内問い合わせが減らない会社で起きている代表的な3つのムダ

社内問い合わせの問題は、突き詰めると次の3つです。ここが整理できると、施策もシンプルになります。

1) 探せない（情報が散らばっている）

規程はPDF、申請フローはスプレッドシート、手順はチャットの過去ログ、例外は担当者の頭の中。これだと「知ってる人に聞く」が最適解になり、問い合わせは減りません。

2) 読めない（あっても理解できない）

文書が長い、手順が埋もれている、例外がどこにあるか不明。結果、読むより聞いたほうが早くなります。

3) 更新されない（古い情報が残る）

ルール改定がFAQや手順書に反映されず、現場は混乱します。結局「確認会議」が増えます。

NotebookLMは、この3つのうち「探せない」「読めない」を一気に改善する武器になります。ただし「更新されない」は運用設計の問題なので、最後にルール化が必要です。

2.【解決策】社内ルールをNotebookLMに集約して「社内問い合わせ」を削減

社内問い合わせが多い会社は、社員がサボっているのではなく、情報が散らばっていて自力で辿れないだけです。
そこでNotebookLMに、規程や申請手順などの「根拠資料」をまとめて入れ、社員が自分で調べられる状態を作ります。

やることはシンプルです。

1）社内ルール用のノートブックを1つ作る

ノートブック名は迷わない名称にします。

例：

• 社内ルールBOX（経費・稟議・勤怠）
• バックオフィス手続きBOX

2）入れる資料は「3種類」に絞る

入れる資料が多いほど便利、ではありません。まずは以下だけで十分です。

• 規程（ルールの原本）：経費規程、稟議規程、勤怠ルールなど
• 申請フロー（手順）：申請の流れ、承認条件、締切、必要書類
• 入力例（ミス防止）：フォームの記入例、添付要件、NG例

3）社員の「聞き方」をテンプレで揃える

ここが最重要です。自由に質問させると、回答の品質がブレて運用が崩れます。
社内に配るテンプレはこれだけでOKです。

• 「経費精算の手順を、最短手順で番号付きにして。必要な添付と締切も入れて」
• 「稟議の承認ルートを、金額別に整理して。例外条件があれば明記して」
• 「勤怠修正のルールを、いつまでに／誰が／どこで、の形式でまとめて」
• 「回答は『結論→手順→例外→根拠（資料名・該当箇所）』の順で」

4）「更新」だけはルール化する

問い合わせが減らない会社は、古い情報が残って混乱します。最低限これだけ決めます。

• ルール改定があったら、その日のうちにソースを更新する
• 「どれが最新版か」を1つに決める（社内Wiki／共有ドライブ等）

この更新が回ると、確認のチャットや「念のための打ち合わせ」が減り、結果として会議も減っていきます。

3.まとめ：まずは「社内ルールBOX」から始めるのが最短

社内の無駄を減らすなら、最初に手を付けるべきは社内問い合わせです。問い合わせ対応は割り込み作業として全社の時間を奪い、確認のためのチャットやミーティングまで増やしてしまいます。

NotebookLMなら、規程・申請フロー・マニュアルなどの根拠資料を集約し、社員が「自分で調べて解決できる状態」を作れます。やることは、社内ルール用のノートブックを1つ作り、資料を3種類に絞って入れ、聞き方のテンプレを配るだけ。あとは一次回答→FAQ固定化→更新ルールの順で回せば、問い合わせは着実に減ります。

会議を減らすのも、結局はこの延長線上です。確認が減れば、会議は“共有”から“決める場”に戻り、時間も本数も自然に落ちていきます。

カンマンでは、社内問い合わせの棚卸し（どの質問から潰すべきか）から、ルール資料の整理、質問テンプレの設計、更新・運用の仕組み化まで一気通貫で支援しています。
「とりあえず入れてみたけど使われない」を避けたい場合は、まず現状の資料と問い合わせ状況をもとに、最小の運用設計から一緒に整えます。気になる方は、お問い合わせからご相談ください。