もう探さない🔍社内問い合わせはChatGPTやNotebookLMで一瞬解決！

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Chatbotで社内業務をもっと快適に

Chatbot（チャットボット）は、社員からの問い合わせに瞬時に答えてくれる“社内AIアシスタント”です。例えば「有給休暇の申請方法」「パスワードのリセット手順」「福利厚生の申込方法」といった質問に、検索や電話をしなくてもすぐ答えてくれます。これは社員一人ひとりの時間を節約し、業務効率を大きく改善する便利な仕組みです。

Chatbot導入でQOL（働きやすさ）が上がる理由

社内にChatbotを導入することで、社員の「働きやすさ（QOL）」が大きく向上します。理由は以下の通りです。

• 時間の節約：人事・総務・ITサポートへの繰り返しの問い合わせが減り、社員は本来の業務に集中できる。
• ストレス軽減：「聞きにくい」「調べても見つからない」といった心理的負担を減らす。
• 全員が公平に情報へアクセス：新人・ベテランに関係なく、同じ答えにすぐたどり着ける。
• 24時間対応：在宅勤務や夜間作業でも必要な情報をすぐ入手できる。

Chatbot導入の事例

実際にChatbotを導入した場合、以下のような効果が期待できます。

• 人事部門：休暇申請の方法や就業規則を自動回答 → 人事担当者の対応工数を30%削減
• 総務部門：備品申請や社内規程の問い合わせを自動対応 → 問い合わせ件数の半減
• IT部門：パスワードリセットやVPN接続方法の自動回答 → サポートチケットを大幅削減

初心者でも作れるChatbotの導入ステップ

1. 目的を決める

まず「何のためにChatbotを導入するのか」を明確にします。人事FAQの自動化、ITサポートの効率化など、具体的に利用シーンを決めるとスムーズです。

2. 知識データを準備する

Chatbotに答えさせたい情報をまとめます。就業規則、操作マニュアル、FAQなどをテキストやPDFで整理しておきましょう。

3. プラットフォームを選ぶ

初心者でも簡単に使える代表的な選択肢はこちらです。

• ChatGPTのカスタムGPT：社内資料を読み込ませて、質問応答を自動化。
• Microsoft Copilot Studio：Teamsと連携し、業務チャットから直接問い合わせに答えられる。
• NotebookLM（Google）：資料をアップロードすれば、その内容をもとに答える「社内専用チャットボット」として利用可能。

4. 小さく試して改善する

最初は一部の部署で使ってみて、回答精度や使いやすさを確認しましょう。社員の声を集めながらFAQを追加し、徐々に全社展開すると成功しやすいです。

NotebookLMを活用するメリット

NotebookLMはGoogleが提供するAIツールで、アップロードした資料をもとに質問に答えてくれるため、社内特化型のChatbotとして活用できます。

• メリット：プログラミング不要、資料を入れるだけで利用可能。
• デメリット：現状は英語UI中心、日本語対応が一部不完全。
• 事例：営業部が製品マニュアルをアップロードし、外出先でも即座に質問に答えられる。

ChatGPTやCopilotとの違い

ChatGPTやCopilotは「幅広い知識・言語生成」が得意ですが、NotebookLMは「アップロードした資料に基づいた回答」に特化しています。つまり、一般的な情報はChatGPT、社内のルールやマニュアルはNotebookLM、と使い分けるのが最適です。

まとめ：Chatbotで業務効率とQOLを同時にアップ

Chatbotは単なる便利ツールではなく、社員の時間を守り、心理的負担を減らし、組織全体のQOLを底上げする仕組みです。ChatGPTやCopilot、NotebookLMをうまく組み合わせれば、初心者でも社内専用のChatbotをすぐに導入できます。

AI活用やChatbot導入に関するご相談は、株式会社カンマンにぜひお問い合わせください。
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