会議後5分の魔法！オート文字起こしとAI要約で情報共有が劇的にスムーズになる方法

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「毎週の会議、結局議事録作成に時間がかかって、自分の仕事が進まない…」「会議の内容、後から振り返るのが大変…」そんな悩みを抱える皆さん、もう大丈夫です！この記事では、AIを活用して会議を効率化し、議事録作成の負担を劇的に減らす具体的な方法をご紹介します。

高精度な文字起こしから自動要約まで、導入実績のあるAIツールNottaをはじめ、無料で試せる方法も解説。会議の多いビジネスパーソンなら誰でも役立つ情報満載です！

カンマンのWebディレクター阿部です。

私の仕事は、課題解決ができるWebサイトの設計や提案、そしてお客さまとの日頃のやりとりなのですが、打ち合わせの議事録やメモを、しっかりと残せていますでしょうか？

打ち合わせた時間を最大限に活かすために、出てきたアイデアやタスクをメモに残すことをずっと続けてきましたが、そのメモの管理、打ち合わせ相手への議事録作成と共有に多くの時間を費やしてきたのは事実です。

貴重な時間を割いて行う打ち合わせですが、

• 手書きメモでは追いつかないヒアリング内容…
• 打ち合わせ後の議事録作成に費やす膨大な時間…
• クライアントの言葉の奥にある真意を汲み取る難しさ…

地方の限られた時間の中で、これらの課題を解決し、もっとクリエイティブな業務に時間を使いたい！そう強く思っていました。

そんな私が、業務効率化の救世主として出会ったのが「AI」の力です。

打ち合わせを行うすべてのビジネスマンがAIを活用すべき理由

働き方改革が叫ばれる昨今、地方のウェブディレクターも例外ではありません。むしろ、都市部と比べて人員が少ない場合が多く、一人ひとりの生産性向上がより重要になります。AIツールを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 時間創出: 議事録作成や要約といった作業時間を大幅に削減し、企画立案やデザインといった本質的な業務に集中できます。
• 情報精度の向上: AIによる正確な文字起こしは、聞き逃しや誤解を防ぎ、クライアントの要望をより正確に理解する助けとなります。
• コミュニケーションの深化: AIが記録や整理をサポートすることで、打ち合わせ中にクライアントとの対話に集中でき、より深い信頼関係を築けます。

【実体験】AIツール導入でクライアント打ち合わせはどう変わった？

私が実際に導入したのは、以下のAIツールです。

自動文字起こしサービス | Notta

Nottaを選択したのは幾つか理由があるのですが

• ツールが分かりやすく洗練されている
• ZoomやMeetのWeb会議でも、リアルタイムで録音・文字起こしが可能
• スマートフォンのアプリでも、リアルタイムで録音・文字起こしが可能
• 文字起こししたテキストをダウンロードできる
• Webサービス内のエディタで、文字起こしテキストを議事録にしたり、AIベースで要約したり、質問したりできる。

このように、会議中にNottaを起動しておけば、録音とリアルタイム文字起こしが可能で、会議終了後すぐに文字起こしから議事録作成に移れます。

メモのための待ち時間は不要で、会議内容は録音されているため、言った言わないの心配もありません。

何より、会議が終わった後数分で議事録が作成でき、そのまま相手に共有できるため、お互いに次回へのやることやタスクが明確になります。

Nottaについて

Nottaは、インタビュー、ビジネスミーティング、セミナーなどの音声からテキストに変換し、重要なポイントを自動的に抽出、要約するAI搭載の文字起こし・議事録サービスです。1,000万人以上のユーザーと4,000社以上が利用しています。

AIによる要約、スケジュール設定、画面録画、議事録作成などの機能を提供しています。議事録作成時間の短縮、キーワード検索による簡単な音声レビュー、データの効率的な保存と分析が可能になります。58言語に対応し、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと統合され、翻訳、単語登録、画面録画などのツールが備わっています。

議事録の作成についてどのようなツールが欲しいかを明確化できれば、これほど便利なものはありません。

• 高精度AI文字起こしツール: リアルタイムでの文字起こしはもちろん、発言者識別機能も搭載。オンライン会議にも対応しており、場所を選ばずに活用できます。
• AI要約ツール: 文字起こしされたテキストデータをアップロードするだけで、AIが自動で要約を作成。重要なポイントを瞬時に把握できます。

これらのツールを導入したことで、私のクライアント打ち合わせは以下のように劇的に変化しました。

• 議事録作成時間が1時間から15分に短縮！ 打ち合わせ後すぐに要点をまとめた議事録案が作成できるため、大幅な時間短縮に繋がりました。
• ヒアリングへの集中力が向上！ リアルタイムで内容がテキスト化されるため、メモを取ることに気を取られることなく、クライアントの話に集中できるようになりました。
• 認識のずれを防止！ 後から文字起こしデータを見返すことで、クライアントの発言内容を正確に確認でき、認識のずれを防ぐことができます。

【無料から始める】徳島のウェブディレクター向けAIツール活用術

「AIツールってなんだか難しそう…」「導入にお金がかかるのでは？」と感じる方もいるかもしれません。しかし、無料で始められるAIツールも多く存在します。

• Googleドキュメントの音声入力: リアルタイムでの文字起こしに活用できます。静かな環境であれば、十分な精度で利用可能です。
• Google Meetの自動字幕起こし: オンラインでの打ち合わせで、リアルタイムに字幕を表示できます。議事録の補助としても活用可能です。
• 各オンライン会議ツールの録音機能: 録音した音声データを、後述する無料の文字起こしツールでテキスト化することも可能です。

まずはこれらの無料ツールから試してみて、AIの便利さを実感してみてはいかがでしょうか。

【さらに進化】AIがもたらすクライアントコミュニケーションの未来

AI技術は日々進化しており、今後はさらに高度な機能が期待できます。

• 感情分析: AIがクライアントの声のトーンから感情を読み取り、よりパーソナルな対応が可能になるかもしれません。
• 自動翻訳: 言葉の壁を越え、海外のクライアントとのコミュニケーションもスムーズになるでしょう。
• 提案の自動化: 過去のデータに基づいて、AIがクライアントに最適な提案を自動で行ってくれる未来もそう遠くないかもしれません。

AIをビジネスの力に変え、未来を切り拓こう！

AIは、決して人の仕事を奪うものではありません。むしろ、煩雑な業務から解放し、より本質的な業務、そして創造的な活動に集中するための強力なパートナーです。

変化の激しい現代において、AIを賢く活用することは、ビジネスの効率化、生産性向上、そして新たな価値創造の鍵となります。

AIを味方につけ、時間とリソースを最大限に活用し、ビジネスの成長と発展、ひいては社会全体の進歩に貢献していきましょう。

今こそ、AIの力をビジネスに取り入れ、未来を自らの手で切り拓く時です。

まずは無料のAIツールから試してみて、あなたのワークスタイルに革新を起こしてみませんか？

カンマンではAI活用についてのセミナーを定期的に開催しており、セミナーにご参加いただくことで、AI活用による業務効率化のヒントを掴み、明日からの業務にすぐに活かせる知識とスキルを習得していただけます。

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